Что такое прокрастинация и есть ли она у вас?
Прокрастинация – это склонность человека к постоянному откладыванию конкретных важных и срочных задач путем их замены посторонними делами. Например, сотруднику нужно написать отчет, а он не хочет это делать. Тогда начинает постоянно отвлекаться на звонки, перекусы, разговоры с коллегами. А там уже и рабочий день подходит к концу, и эта задача плавно переходит на другой день. И в результате, этот отчет пишется за пару часов до сдачи начальству. Сотрудник испытывает стресс, тревогу и чувство вины.
Предлагаю Вам поработать со своей прокрастинацией с помощью расстановки приоритетов по Матрице Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра – это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Придумал эту матрицу 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач.
Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Суть этого метода заключается в расстановке приоритетов на степени важности и срочности.
Чтобы работать с матрицей необходимо разделить все задачи, которые есть на текущий период, на категории в зависимости от их важности и срочности выполнения.
Категорий дел всего четыре А, B, C, D:
A – дела срочные и важные. Те дела, которые нужно сделать в первую очередь. Которые горят и требуют неотлагательного вмешательства.
B – важные и несрочные. Дела этой группы чаще всего бывают обижены нашим вниманием. Тем самым в последствие очень быстро попадают в категорию А.
C – неважные и срочные задачи. Часто мы путаем их с делами А. Путаем важность со срочностью. Срочное как бы автоматически становится важным. Тем самым эти задачи вносят на наш рабочий ритм суматоху, напряжение и цейтнот
D – неважные и не срочные. Дела, которые совсем вам не интересны. Как можно больше задач категории D необходимо делегировать или отложить. К этой категории относятся так же
«пожиратели» времени (интернет, соц. сети и т.д.).
Предлагаю Вам выполнять алгоритм ежедневных простых действий:
1.В начале дня написать список всех своих профессиональных задач на день. 2.Распределить эти задачи на четыре группы по степени важности и срочности, A, B, C, D
(записать их в бланк, разделенный на 4 блока).
3.Держать бланк постоянно в поле зрения и сверяться с ним в течение дня.
ПОШАГОВЫЙ АЛГОРИТМ НА ДЕНЬ
ШАГ 1. В течение 7 дней, каждый день пишите список ваших дел, которые следует сделать на сегодня. Помните, что не следует планировать на день слишком много задач!
ШАГ 2. После этого делите их на категории и записывайте в каждый из квадрантов.
Благодаря этому у Вас будет предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.
Если в течение дня у Вас будут появляться новые профессиональные задачи или поручения, подумайте в какую из групп Вы их отнесете.
Напоминаю эти квадраты:
A – дела срочные и важные. Те дела, которые нужно сделать в первую очередь. Которые горят и требуют неотлагательного вмешательства.
B – важные и несрочные. Дела этой группы чаще всего бывают обижены нашим вниманием. Тем самым в последствие очень быстро попадают в категорию А. Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование, анализ работы и соблюдение оптимального графика. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность. Это то, что необходимо выполнить во вторую очередь.
C – неважные и срочные задачи. Часто мы путаем их с делами А. Путаем важность со срочностью. Срочное как бы автоматически становится важным. Тем самым эти задачи вносят на наш рабочий ритм суматоху и напряжение. К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов, а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят. Делаем их по остаточному принципу.
D – неважные и не срочные. Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь или не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени». Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.
В квадрат D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соц. сетях и т.п. не путайте эти дела с отдыхом! Отдых важен и необходим, но он должен быть организован за рамками времени, отведенного на работу.
Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов А и В будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму.
ШАГ 3. Работайте в течение дня, последовательно выполняя дела из квадратов А (в первую очередь), В (во вторую очередь), С (по остаточному принципу), D (в самую последнюю очередь. Если у Вас появляются новые задачи сразу вписывайте их в соответствующую им часть квадрата.
ШАГ 4. Мы также просим Вас в конце рабочего дня проводить для себя самоанализ. Подумайте все ли запланированные дела выполнены, было ли трудно, как Вы себя чувствуете и т.д. Из какого квадрата сделано больше всего дел, удалось ли отказаться или сократить время на занятие делами из группы D? Выполненные дела мы рекомендуем Вам зачеркивать это позволит Вам увидеть собственный прогресс. Подумайте, что помешало Вам в выполнении запланированных дел. Проводите такой самоанализ каждый день.
Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности.
Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но
«очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит. Вы можете продолжить работать по этому алгоритму пока он не станет Вашей полезной привычкой.